Ohjeet

, , , , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 17.1.

Viikon 3 Koha-päivitys on tehty tänä aamuna 17.1., mutta päivitystiedotteessa mainitut käännöskorjaukset putosivat matkasta ja tulevat näkyville vasta huomenna. Tämän viikkoinen päivitys toi käännösmuutosten ohella mukanaan

  • korjauksen kevyttunnusten kanssa ilmenneeseen ongelmaan tietueen varausjonon näyttämisessä
  • korostuksen kirjaston tunnukseen hyllyvarausraportilla, jos nidettä on paikalla noutokirjastossa
  • uuden inforuudun asiakkaan tietojen vasempaan laitaan, jossa näkyy mm. milloin asiakkaan tietoja on viimeksi päivitetty ja tieto siitä, mikäli asiakkaan tili on lukittu
  • automaattisen käytöneston asiakkaille, joilla on yli 50 epäonnistunutta kirjautumisyritystä. Käytönestosta muodostuu automaattisesti asiakkaan rajoitteisiin teksti ”Asiakkaalla on yli 50 epäonnistunutta kirjautumisyritystä. Tarkista asiakkaan henkilöllisyys ja anna uusi kirjastokortti ja pin-koodi” . Uuden pin-koodin tallennus poistaa rajoitteen automaattisesti.

Viikon 2 Koha-päivitys tehtiin viime viikolla ja sen mukana tuli ainoastaan joitakin käännöskorjauksia.

Huom! Viikon 3 päivitys näyttää valitettavasti rikkoneen hyllyvarausraportilta mm. hyllypaikan mukaisen suodatuksen. Ongelmaa selvitetään.

Tallennettujen raporttien siivoamista on jatkettu ja sen myötä seuraavat raportit on poistettu:

  • Lehtien hyllyvaraukset kirjastoittain (tarve poistunut hyllyvarausraportin parannusten myötä)
  • Niteen havaintohistoria statistics-taulussa (korvattu raportilla 2131 Niteen palautushistoria)
  • Tietueen varaushistoria (todettu turhaksi, yleensä joudutaan selvittämään asiakkaan varaushistoriaa ja pyynnöt tulevat Vaskitukeen)
  • Verkkomaksut (tarpeeton, samat tiedot näkyvät asiakkaankin tiedoissa maksutapahtumissa)
  • Ylen lainat (tilastoa tarvittu aiemmin tekijänoikeuskorvauksiin liittyen, mutta tarve poistunut eikä raporttia ole enää ajettu)
  • Niteet, joilla ei ole ”Ei lainata” tai ”Ei varata” -erikoistilaa (raportti haki niteet, joilla nidetyyppi oli ”Ei lainattavissa” tai ”14 vrk, ei voi uusia (jokeri)”, sama haku tehtävissä nidehaulla)
  • Noudettavana olevat kuljetustilaiset (tällaisia päällekkäisiä tiloja ei pitäisi enää nykyisin muodostua)

Lisäksi raporteista on poistettu liuta aikanaan ylläpitoa / tietokannan siivousta varten lisättyjä raportteja, joille ei enää ollut käyttötarkoitusta.

Raporttia 1471 Karsintatyökalu (”Weeding tool”) on paranneltu. Raportilla on mahdollista halutessaan rajata hyllytarkenteeseen (= Z-koulukirjastojen toimipaikkoihin) ja lisäksi aineistolaji-valikkoon on nidetyyppien tilalle korjattu oikeat aineistotyypit.

Pienellä osalla asiakkaista on ongelmia verkkomaksamisessa. Ongelmatilanteessa verkkomaksamisessa ei pääse maksutavan valintaan asti vaan tulee ”maksutapahtuma hylätty” -ilmoitus. Vaskituki ei ole vielä saanut ongelmaa toistettua, joten mieluusti otamme vastaan lisätietoja ongelmatapauksista.

Finnan suuri käyttäjäkysely toteutetaan jälleen tammi-helmikuussa viikoilla 4-8. Kysely näkyy pop-up-ikkunana Vaskin verkkokirjastossa. Finna tekee joka toinen vuosi suuren käyttäjäkyselyn kaikissa Finnan alustaa käyttävissä näkymissä.

Mikro-Väylän automaateilta kannattaa tarkistaa tulostuuko lainaus-/palautuskuitille maksut oikein. Aiemmin automaattien kuitteihin tulostui maksut aina 0 € summalla, vaikka asiakkaalla olisikin ollut kortilla maksuja. Virhe korjattiin uuteen ohjelmistoversioon, mutta joillain automaateilla asetukset voivat olla vielä väärin jolloin maksut tulostuvat kuitille edelleen nollana eurona. Mahdolliset korjauspyynnöt voi laittaa suoraan Mikro-Väylälle (huolto [a] mikro-vayla.fi).

Ohjeisiin on lisätty toimintaohje kelluvan aineiston lähettämisestä toiseen kirjastoon siirto-toiminnolla. Ohje löytyy sekä Kokoelmat että Tiedonhaku ja niteiden käsittely -kategorioiden alta, ja lisäksi suora linkki ohjeeseen on tallennettu Vaskin Teamsiin Musiikin kellutus -kanavan tiedostoihin.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 17.1. Lue tiedote »

, , , |

Säännöllisesti läpikäytävät raportit ja nidehaut

Kirjastoissa säännöllisesti läpikäytävistä raporteista ja hauista on toivottu ohjeistusta ja nyt extranetin ohjeisiin on lisätty ohje Säännöllisesti läpikäytävät raportit ja nidehaut.

Säännöllisesti tarkistettavia raportteja/hakuja ovat:

  • Pitkään kuljetettavana olleet niteet
  • Vanhat hyllyvaraukset
  • Niteet, jotka odottavat uudelleenpalautusta varauksen vuoksi
  • Tietueet, joihin on varauksia, muttei varattavia niteitä
  • Pitkään kadonneina olleet niteet
  • Jokerit, joilta puuttuu kokoelmakoodi tai erikoistila

Ohjeessa on kuvattu tarkemmin miten tarkistus tehdään ja mikä on suositeltu tarkistusväli.

Mikäli tulee mieleen korjattavaa/lisättävää/muuta huomioitavaa ohjeistukseen liittyen, voi viestiä laittaa Vaskitukeen.

Säännöllisesti läpikäytävät raportit ja nidehaut Lue tiedote »

, , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 9.12.

Tekstiviestien perille menosta on nyt tarjolla aiempaa enemmän tietoa järjestelmässä. Siinä vaiheessa kun DNA lakkaa yrittämästä viestin toimittamista perille (=viestin tila muuttuu lähetetystä epäonnistuneeksi), saa Koha DNA:lta tiedon epäonnistumisen syystä. Asiakkaan Ilmoitukset-välilehdellä näkyy toistaiseksi Toimitushuomautus-sarakkeessa harhaanjohtava viesti Virhe sähköpostia lähetettäessä, mutta tallennettuihin raportteihin on lisätty raportti Asiakkaalle lähteneet epäonnistuneet tekstiviestit (2219), jolla voi tarkistaa epäonnistumisen tarkemman syyn. Myös ohjetta Kun asiakas ei saa kirjaston viestejä on päivitetty tältä osin.

Pitkään kuljetuksessa olleita niteitä tulee tarkastella aika ajoin ja joko poistaa niteet tietokannasta tai merkitä kadonneeksi. Läpikäymisen tueksi on paranneltu olemassa ollutta raporttia, joka löytyy nyt nimellä Kuljetuksessa olevat niteet (2089). Uudistetulla raportilla on mahdollista hakea niteitä perustuen lähettäneeseen, vastaanottavaan ja/tai kotikirjastoon. Raportin rajauksissa on myös itse valittavissa miten pitkään kuljetuksessa olleita niteitä haluaa tarkastella. Toimintaohje on, että minkä tahansa kirjaston niteen saa merkitä kadonneeksi, jos se on roikkunut kuljetuksessa useamman viikon eikä esim. kuljetustauko selitä pitkää kuljetusaikaa. Vanhat roikkuvat kuljetustilat siivotaan automaattisesti tietokannasta pois niteiden oltua kaksi vuotta kuljetettavana.

Koha-Suomi on selvittänyt sähkökatkoihin varautumista Kohaa pyörittävien palvelinten sekä nimipalvelun osalta. Selvitystä pääsee lukemaan tästä linkistä. Tiivistetysti tilanne Kohan palvelisalin ja nimipalvelun osalta on hyvin turvattu, mutta kunnissa mahdollisesti tapahtuvat sähkökatkot voivat aiheuttaa tilanteita joissa kirjastojärjestelmää ei pystytä käyttämään. Jos yhteyttä verkkoon ei ole mutta työasemalla riittää virtaa, on mahdollista käyttää varalainaus-ohjelmaa. Vaski-extranetistä löytyy ohje siitä mitä varalainaus-ohjelmaa saa käyttää ja millaiseen käyttöön se on tarkoitettu.

Aurora-Koha -siirtymistä varten tehty Konversio-niminen kirjastoyksikkö on poistettu. Tietokannassa oli vajaa 3000 asiakastietuetta, joissa kotikirjastona oli Konversio. Näille asiakkaille muutettiin poiston yhteydessä kotikirjastoksi Turun pääkirjasto.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 9.12. Lue tiedote »

, , |

Parannusta jokeri-niteiden saatavuustietoihin

Viime versiopäivityksessä jouduttiin jokeri-niteille ottamaan käyttöön uusi ”Ei varattavissa” -tyyppinen erikoistila nimeltä Saatavissa, ei varattavissa, jotta jokerit eivät palautuksessa tärppäisi kiinni varauksiin. Uusi saatavuustila on verkkokirjastossa ollut kuitenkin ongelmallinen, sillä Finnan hakutulossivulta ei ole nähnyt, että nide olisi saatavilla. Finna ei ole myöskään pystynyt näyttämään jokeri-niteiden kohdalla kuljetustiloja, joten tietuesivulla saatavuutta tarkastellessakaan jokerin saatavuustila ei välttämättä ole näkynyt oikein. Erikoistilaa ei myöskään ole aina muistettu merkitä jokeriniteille, minkä seurauksena jokereita on tärpännyt asiakkaiden varauksiin yhden päivän pituisella noutoajalla.

Jokereiden varattavuuteen on kuitenkin nyt löytynyt ratkaisu, minkä ansiosta Saatavana, ei varattavissa -erikoistilasta voidaan jokereiden osalta luopua. Poistamme erikoistilat jokereilta keskitetysti 14.11. alkavalla viikolla. Tila poistetaan kaikilta niteiltä, joilla on nidetyyppinä 14 vrk, ei voi uusia (jokeri). Extranetin jokeri-ohjeistusta on muutoksen osalta jo päivitetty, joten uusia jokereita voi alkaa lisätä ohjeen mukaisesti eli jättää niiltä Saatavana, ei varattavissa -erikoistilan pois. Saman linkin takaa löytyy nyt myös ohjeistus jokeriniteiden varaamiseen esim. uudelleentarroitusta varten.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Parannusta jokeri-niteiden saatavuustietoihin Lue tiedote »

, , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 3.11.

Kohan virkailijaliittymän etusivun uutisiin on päivitetty uudet linkit, joilla pääsee siirtymään Kohan tietue/varaus-sivulle suoraan Finnasta. Jos olette lisänneet linkit aiemmin omiin kirjanmerkkeihinne, poistakaa vanhat kirjanmerkit ja lisätkää uudet tilalle. Kirjanmerkit päivitettiin, koska joissain tilanteissa kirjanmerkin kautta siirtyminen varauksen tekoon talletti varauksen ilman noutokirjastoa.

Verkkokirjaston verkkomaksut siirtyivät käyttämään uutta suomi.fi-maksurajapintaa 31.10. Uudistus näkyy käyttäjälle lähinnä siten, että verkkomaksusta tulee jatkossa kuitti asiakkaan sähköpostiin. Kuitissa on mainittu Turun kaupunki maksun saajana. Asiakkaalla pitää myös olla sähköposti tallennettuna, jotta verkkomaksaminen onnistuu. Maksut-sivulle tullaan lisäämään tieto sähköpostiosoitteen pakollisuudesta. Jatkossa on mahdollista palauttaa virheellisesti maksettu maksu asiakkaalle ja siksi sähköpostiosoite on välttämätön. Pienellä osalla asiakkaista on ollut uuden rajapinnan aikana verkkomaksuissa ongelmia. Ongelman syy on selvillä ja korjaus tehdään mahdollisimman pian. Ongelmatilanteissa olkaa yhteydessä Vaskitukeen tai kehottakaa asiakasta käyttämään verkkokirjaston palautelomaketta.

Turun lähikirjastojen kelluvan aineiston kotikirjastoksi on muutettu Turku, Pääkirjasto. Käytännössä muille Vaski-kirjastoille tämä näkyy siten, että valtaosa palautuvista Turun niteistä lähtee jatkossa pääkirjastoon vaikka niteen tarrassa jotain muuta lukisikin.

Firefoxin päivitys on voinut kadottaa mahdollisuuden valita millä ohjelmalla tarrojen tulostusnäkymä avataan. Mikäli valintamahdollisuus omalta työasemalta puuttuu ja sen haluaa takaisin, täytyy Firefoxin asetuksista käydä vaihtamassa arvoksi Kysy aina kohtaan Yleiset > Ohjelmat > Portable Document Format (PDF). Lisätietoja Teamsin Koha käpälään -kanavalla.

Varausjonon Tulosta kuitti -toimintoa ei suositella käytettäväksi, koska toiminto ei välttämättä tulosta oikeanlaista kuittia. Jos varaukselle on syystä tai toisesta tarpeen saada tulostettua uusi kuitti, se kannattaa tehdä palautuksen kautta.

Hankintaehdotukset -toiminto on otettu pois käytöstä virkailijaliittymästä. Toimintoa ei oltu juurikaan käytetty, sillä hankintaehdotusten täyttämiseen on verkkokirjastossa olemassa oma lomake.

Uusia ohjeita julkaistu:

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 3.11. Lue tiedote »

, , |

Ajankohtaista järjestelmästä 19.10.

Tiistaina 18.10. oli viikoittainen Koha-päivitys ja sen mukana tuomista korjauksista voi lukea täältä.

Koha-Suomen ohjeita on versiopäivityksen jälkeen alettu päivittää ja ohjeille on uusi paikka osoitteessa https://koha-suomi.fi/dokumentaatio/ohjeet/. Uusiin ohjeisiin on kopioitu pohjaksi vanhat Redminessä sijainneet ohjeet ja ohjeet päivittyvät sitä mukaa kun ne saadaan käytyä läpi. Tähän mennessä osioista on saatu kokonaan päivitettyä Kuvailu, Kausijulkaisut sekä Listat ja kori.

Vuoden 2023 lehtitietueet on tehty niille lehdille, jotka on suuren nidemäärän vuoksi jouduttu pilkkomaan useammaksi tietueeksi (esim. Aku Ankka 2023 : 1-26).

Lehtitilausten uusinta. Kohassa on mahdollista uusia päättyvä lehtitilaus Uusinta-painiketta käyttämällä (ks. tarkempi ohje täältä). Uusimistoimintoa voi käyttää kaikille niille lehdille, joita ei ole pilkottu vuosi-/osavuosikohtaisiin nimekkeisiin. Useammaksi tietueeksi jaettujen lehtien kohdalla on tehtävä kokonaan uusi tilaus vuoden 2023 lehtitietueelle. Uusi tilaus kannattaa tehdä myös silloin, jos tilaus on muuttunut ja sen ilmestymistiheyttä, numerointikaavaa tms. on tarvetta muokata.

Asiakkaiden viestikentistä on siivottu pois tekstit ”Huoltajatieto poistettu automaattisesti.” ja ”Sitoutumislomake täyttämättä.”.

Verkkokirjaston evästeiden käsittely muuttuu 1.11. Traficomin säädösten mukaiseksi. Muutoksen myötä välttämättömiin evästeisiin ei enää sisällytetä tilastointievästeitä vaan pelkästään sivuston toimivuuden kannalta välttämättömät evästeet. Kävijälle tarjotaan myös mahdollisuus hyväksyä tai kieltää ulkopuolisten sivustojen evästeet (käytännössä verkkokirjaston some- ja videoupotukset). Verkkokirjastossa muutos näkyy käyttäjälle uutena evästeiden hyväksymistoimintona ja footeriin laitetaan linkki, josta löytyy lisätietoa evästeistä.

Turun pääkirjaston varastoniteet näkyvät nyt verkkokirjastossa ”Saatavissa varaamalla” -tilaisina. Asiakkaille varastoniteet eivät nimittäin ole välittömästi saatavissa, vaan ne täytyy varata, minkä jälkeen henkilökunta noutaa ne varastosta pääasiassa vasta seuraavana arkipäivänä. Muiden kirjastojen varastoniteet näkyvät tavalliseen tapaan Saatavissa-tilaisina.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 19.10. Lue tiedote »

, , |

Muista tehdä vuoden 2023 budjetti ja tilit Kohaan ennen tilausten kohdistamista ensi vuodelle

Hankintaportaalin kautta on jo mahdollista kohdistaa tilauksia ensi vuoden budjettiin. Ennen kuin ensi vuoden tilauksia alkaa kuitenkaan tehdä, on Kohaan luotava vuoden 2023 budjetti ja tilit. Tilaukset eivät siirry mikäli Kohasta ei löydy ostoskoria vastaavaa tilikoodia.

Budjetin ja tilien teko on aina kunkin kirjaston omalla vastuulla. Budjetin tileineen pystyy luomaan käyttämällä budjetin Kopiointi-toimintoa. Tarkempi ohje löytyy täältä.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Muista tehdä vuoden 2023 budjetti ja tilit Kohaan ennen tilausten kohdistamista ensi vuodelle Lue tiedote »

, |

Ajankohtaista järjestelmästä 19.7.

Jokereihin nidevarauksia tehdessä on niteeltä muistettava poistaa valmiiksi Saatavana, ei varattavissa -erikoistila, sillä tila estää myös nidevarausten kiinnijäämisen.

Versionvaihdossa tuli muutoksia virkailijatunnusten käyttäjäoikeuksiin ja osalla käyttäjistä on siitä syystä ollut väliaikaisesti pääsy tietueen muokkaukseen. Muokkaus-oikeudet on tiistai-iltapäivällä poistettu kaikilta, joilla oikeuksia ei ennen versionvaihtoa ollut (=kaikilta, joilla ei ole ollut kuvailu-/hankinta-oikeuksia). Aiemmasta poiketen puuttuva muokkaus-oikeus aiheuttaa kuitenkin sen, että tietueen saa poistettua ainoastaan samassa yhteydessä kun on poistamassa viimeistä nidettä:

  1. Valitse tietueen Perustiedot-sivulta poistettava nide ja klikkaa Poista valitut.
  1. Rastita kohta Poista tietueet, jos kaikki niteet poistettu ja klikkaa Poista valitut -painiketta.

Jos tietueen poisto tällä tavoin ei onnistu eikä tietueen poistoa voi pyytää toiselta työkaverilta, voi poistopyynnön laittaa sähköpostilla osoitteeseen kuvailu.kaupunginkirjasto@turku.fi. Viestiin kannattaa laittaa linkki poistettavaan tietueeseen.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 19.7. Lue tiedote »

, , |

Testauksen voi aloittaa kirjastoissa

Kohan versiopäivitys on edennyt siihen pisteeseen, että järjestelmän, automaattien ja omatoimikirjastojen testauksen voi kirjastoissa nyt aloittaa. Kaikkia toimintoja ei ole vielä laitettu päälle (esimerkiksi kertyvät myöhästymismaksut). Muistattehan, että testauksessa ei tule käyttää asiakkaiden oikeita lainoja tai niteitä, jotka voivat tärpätä oikeisiin varauksiin. Testausohjeistus on julkaistu tässä tiedotteessa.

Jos automaatti ei saa yhteyttä (SIP-yhteys), kokeilkaa sulkea lainaus/palautusohjelma ja käynnistää ohjelma uudestaan. Jos sekään ei auta, käynnistäkää koko laite uudelleen.

Testauksessa havaituista ongelmista ilmoitetaan Vaskitukeen. Kuvaa ongelma mahdollisimman tarkasti ja liitä viestiin mukaan testauksessa käytetyn automaatin/kirjastokortin/niteen tiedot.

Mitään tuotantokäyttöä ei saa vielä aloittaa. Laitamme tuotantokäytön aloituksesta erillisen tiedotteen.

Testauksen voi aloittaa kirjastoissa Lue tiedote »

, |

Kirjastojen lisättävä jokeri-niteille uusi erikoistila

Kohan versiopäivitys tulee muuttamaan jokeri-niteiden varauskäyttäytymistä. Jokereille on jatkossa lisättävä erikoistila Saatavana, ei varattavissa, jotta niteet eivät uudessa versiossa tartu kiinni varauksiin.

Kirjastojen on tehtävä muutos omille jokeri-niteilleen viimeistään maanantaina 6.6. Niteet voi hakea nidehaulla ja viedä sieltä niteiden erämuokkaukseen:

  • Rajaa nidehaku omaan kotikirjastoon ja nidetyyppiin 14 vrk, ei voi uusia (jokeri).
  • Kun haku on valmis, valitse toiminto Vie viivakooditiedostoksi ja sen jälkeen avaa tai tallenna tiedosto.
  • Avaa Kohassa Niteiden muokkaus eräajona (Työkalut > Luettelo).
  • Vie työkaluun joko tallentamasi tiedosto tai kopioi avaamastasi tiedostosta nidetunnuslista ja liitä se kohtaan Lista viivakoodeista.
  • Klikkaa Jatka ja saat auki muokkauslomakkeen. Valitse kenttään 4 Vaurioitunut -tila ”Saatavana, ei varattavissa”. Tallenna muutokset.

Pahoittelemme lyhyttä varoitusaikaa.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Kirjastojen lisättävä jokeri-niteille uusi erikoistila Lue tiedote »

Scroll to Top